[오피니언] 실무자가 바라본 사회적협동조합의 등기

등기(登記)란 공적 구속력을 가지는 장부에 권리나 권리의 주체, 재산의 귀속 등의 법률관계에 대해 기록하는 것을 이른다. 등기는 그 내용을 알려 등기를 한 사람과 제3자의 경제활동이나 법률관계의 안전을 보장하고 선의의 피해자를 막기 위한 것이다.

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사회적협동조합은 설립인가 후 설립등기를 진행한다.

이후 등기상 변경사항이 생기면 변경등기를 신청해야 한다. 등기내용을 변경하기 위해서 정관에 기재된 의결사항에 따라 총회, 대의원총회, 이사회 등을 개최하여 조합의 업무집행을 결정할 수 있다. 대부분 임원선출, 정관변경은 총회를 통해서 의결사항을 결정하는데 법령상 다른 규정이 있는 경우를 제외하고 총 조합원 과반수의 출석으로 개회, 출석 조합원 과반수의 찬성으로 의결한다.

이렇게 의결된 사안을 등기소에 신고하면 되지 않을까?

결과적으로는 맞는 말이다. 그러나 그 전에 총회에서 의결된 내용이 기록된 의사록을 공증사무소에 공증을 받아야 한다. 공증을 받기 위해서 참석한 조합원의 인감증명서와 인감도장이 필요하다. 만약 조합원의 수가 100명이라면 과반수인 51명의 인감도장이 찍힌 위임장과 51장의 인감증명서가 필요한 것이다.

공증을 위한 다른 부차적인 서류들이 있지만, 실무자 관점에서 참석 조합원의 인감도장과 인감증명서를 받는 과정이 가장 어렵다고 할 수 있다. 총회 개최 안내와 함께 인감도장과 인감증명서 지참을 요청해도 여러 가지 경우의 수가 실무자에게 들이닥친다. 깜빡하고 놓고 온 경우를 시작으로 인감도장 분실, 인감증명서와 인감도장의 불일치, 3개월이 지난 인감증명서(3개월 이내의 증명서만 효력이 있음) 등 총회가 끝나도 실무자의 업무는 끝나지 않는다.

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다행히 사회적협동조합에 한해서 공증면제제도가 있다.

조합에서 소관부처로 공증면제추천을 신청하면, 일정 조건을 갖춘 경우 법무부에 공증면제추천서를 제출하여 법무부 판단에 의해 공증면제법인으로 고시가 된다. 각 소관부처별 요건이 다르지만, 그동안의 비영리활동과 운영의 투명성을 중점적으로 점검한다.

공증을 받은 이후 실무는 거의 끝났다고 봐도 무방하다. 법인의 주사무소 소재지의 구청에 등록면허세를 부과하고, 관할 등기소에 변경등기 서류를 제출하면 끝이다. 미비한 서류가 있을 시 등기소에서 추가 서류를 요청한다. 등기변경업무는 실무자에게 큰 피로를 안겨주고, 조합원과 대표자에게 서류를 여러 차례 요청하기 때문에 변경사항을 몰아서 신고하는 경우가 많다.

만약 의결사항의 집행 주체가 다를 경우 불가피하게 등기변경업무를 여러 차례 진행하게 되는데 실무자가 등기소에 수차례 방문하게 되면, 등기소에서 등기신청을 거부할 수도 있다. 원칙적으로 등기변경업무는 대표자가 수행해야 하는데 여러 차례 권한을 위임받은 실무자에게 법인과의 관계 소명을 요청하거나 경우에 따라 대표자 방문 전까지 등기업무를 거부한다.

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제안.

요즘처럼 코로나-19 이슈로 비대면 업무를 진행하는 상황에 의결에 대한 찬성을 증명할 수 있는 수단으로 인감증명서를 대체할 시스템을 마련하는 것은 어떨까?

현재 화상 공증과 셀프 공증으로 서류를 제출하여 요건이 맞으면 공증사무소에서 공증을 해준다. 여기에 인감증명서 대신 전자서명이나 공동인증서를 활용하여 법무부 혹은 공증사무소 프로그램에 접속하고, 안건에 대해 찬성하거나 반대할 수 있는 시스템을 갖춘다면 조합원이 많은 사회적협동조합의 경우 많은 시간과 자원을 절약할 것이다.

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글ㅣ김지훈(디랩 사회적협동조합 사무국장)
편집ㅣ김민우, 노예찬